Sammanträden på distans
I Lunds kommun finns förutsättning för digitala sammanträden. Ordförande fattar beslut om distansdeltagande för mötet. Huvudregeln är att mötet ska ske fysiskt.
Vid tillfällen där fysiskt deltagande avråds, har Lunds kommun tagit fram rutiner för hur nämndsmöten och kommunfullmäktige ska kunna genomföras på distans. Det genomförs ej hybridmöten för kommunfullmäktige, utan antingen sker sammanträdet fysiskt eller digitalt.
Rutin för distansdeltagande
Distansdeltagande sker genom Microsoft Teams för videosamtal, Lunds kommuns mötessystem Meetings Plus samt voteringssystemet Presidium.
Följande krav måste vara uppfyllda
- Ljud- och bildöverföring måste ske i realtid.
- Samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor under hela sammanträdet.
- Obehöriga ska inte kunna ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.
Vid digitala möten är det viktigt att tänka på följande
- Slå alltid på webbkameran.
- Ha mikrofonen på ljudlös tills du blivit tilldelad ordet.
- Säkerställ att du har bra internetanslutning och att din enhet är laddad eller ansluten till ström.
- Använd chatten om du ansluter sent eller vill lämna mötet.
Möteshandlingar
Handlingar till sammanträdet är som vanligt tillgängliga via Meetings Plus. Du kan använda en privat PC/dator som komplement för att läsa möteshandlingar där.
Inför mötet
Det är viktigt att du säkerställer att din tekniska utrustning fungerar i god tid innan sammanträdet, gärna några dagar innan.
- Se till att du kommer in i din iPad utan några problem samt att din mikrofon och kamera fungerar.
- Ha din Ipad kopplad till strömkälla under hela mötet.
- Du ansluter till sammanträdet via Microsoft Teams från din kommunala iPad eller från en kommunal PC/dator, där du även har kopplat in utskickat headset. Du kommer att bjudas in till ett Teams-möte via din @lund.se-adress i Outlook.
- Du ansvarar för att koppla upp dig i god tid innan sammanträdet börjar för att säkerställa att en korrekt uppkoppling sker samt att du har fungerande ljud och bild. Mötestiden i Outlook-inbjudan påverkar inte Teams-mötet, så du kan ansluta till Teams-mötet innan den utsatta sammanträdestiden.
Så här ansluter du till ett möte i Teams
1. Som med andra möten får du en mötesinbjudan i din mejl.
2. Klicka på mötesikonen i mejlet och tacka ja (eller nej).
3. När du har tackat ja till mötet läggs det automatiskt in i din kalender.
4. När det är dags för mötet, gå in på din kalender och tryck på mötet.
5. Tryck på möteslänken för att ansluta till mötet.
6. Appen Teams kommer nu öppnas på din iPad.
7. Klicka på knappen ”Anslut som gäst”.
8. Skriv in ditt namn, för- och efternamn, i raden för detta.
9. Tryck på ”Anslut till möte”
10. Du hamnar nu i ”väntrummet” och mötesorganisatören kommer snart släppa in dig i mötet.
11. När du kommer in på mötet ser du din egen bild till höger, mötets bild i mitten och längst ner har du ett verktygsfält.
12. I verktygsfältet kan du slå på och av din kamera, slå på och av din mikrofon samt slå på och av ljudet från mötet.
13. När du inte pratar ska din mikrofon vara avslagen som på bilden ovan. Tryck på den för att aktivera den när ordet är ditt.
Visa och skriv i chatten (visa konversation)
1. Uppe i det högra hörnet finns symbolen för ”visa konversation”
2. Klicka på symbolen och skriv ditt meddelande i fältet som visas
IT-support
Om du upplever anslutningsproblem under sammanträdet testa följande:
- Säkerställ att du har internetuppkoppling.
- Prova att lämna Teams-sammanträdet och anslut sedan igen.
- Prova att starta om din utrustning (iPad, dator eller mobiltelefon).
- Kontakta IT-supporten för felsökning.
Telefonnummer 046-359 89 00
IT-supporten kommer göra sitt yttersta för att åtgärda felet. I det fall felet inte kan åtgärdas kommer IT-support ansvarar för att informera ordföranden och sekreteraren genom att kontakta mötesadministratören att deltagaren kan anses ha lämnat sammanträdet.
Under mötet
Tänk på att du ska kunna genomföra mötet på samma sätt som om du hade varit fysiskt på plats. Du ska ha webbkameran påslagen under hela sammanträdet. Försök att ha kameran i ögonhöjd, så att du slipper sitta böjd över iPaden under hela mötet. Se även till att rummet du sitter i har bra belysning så att du syns ordentligt. Undvik att sitta framför ett fönster, då motljusbilden inte blir bra i sändning.
Sammanträdet leds och utgår från en fysisk lokal. Detta innebär att fullmäktiges presidium, sekreteraren och teknisk personal alltid utgår från samma lokal. Övriga deltagare deltar på distans.
Begära ordet och rösta
Du voterar och begär ordet i voteringssystemet Presidium. Efter att du har voterat eller begärt ordet måste du växla tillbaka till Teams för att kunna följa mötet.
Du kommer själv att få hantera din mikrofon i samband med anföranden. Ordföranden kommer uppmana dig att stänga av eller sätta på mikrofonen – så följ med i vad som sägs. Tänk på att sitta på en avskild plats där du inte kan bli störd av någon eller något i hemmet. Ljud från ditt hem inte bara går ut till övriga ledamöter, utan också i webbsändningen på lund.se.
Chatten i Teams bevakas av en mötesadministratör under hela sammanträdet. Chatten ska inte användas under mötet för att föra diskussioner, begära ordet/replik eller på annat sätt kommunicera ledamöter emellan. Chatten är endast till för presidiet att kommunicera till ledamöter under sammanträdet samt för ledamöter att ställa en ordningsfråga, avisera jäv och för att lämna in en reservation. Mötesadministratören ansvarar för att framföra det som pågår i chatten till presidiet och sekreteraren.
Fullständig rutin för distansdeltagande vid kommunfullmäktige
Begära ordet
Du begär ordet genom att skriva ditt namn i chatten i Teams.
Sekretess
Behandling av ärenden som omfattas av eller innehåller information som omfattas av sekretess ska inte hanteras i Teams.
Om du inte kan delta på distans
Kan du inte delta på distans så kan kommunen boka rum i lokaler på Kristallen eller Bruksgatan. Detta under förutsättning att du är symptomfri.
Har du frågor om rutinerna eller om Microsoft Teams?
Vid frågor och funderingar eller om du saknar någon form av teknisk utrustning för att kunna genomföra sammanträdet, ska du kontakta Andreas Siverståhl Hjelm, enhetschef, på kommunkansliet.
Andreas Siverståhl Hjelm
Telefon: 046-359 35 57
E-post: andreas.siverstahlhjelm@lund.se
Uppdaterad:
Hjälpte informationen på denna sida dig?