SkånEarkiv – ett framgångsrikt samarbete inom e-arkiv

SkånEarkiv är ett av landets största samarbeten kring e-arkiv. Lunds kommun är värdkommun för en samverkan som utgörs av totalt 17 kommuner. Med ett stort fokus på leveransarbete, ändamålsenliga och kraftfulla verktyg samt en utvecklad samarbetskultur har SkånEarkiv på kort tid lyckats skapa stor nytta inom den digitala informationshanteringen.

Den bärande idén med vår verksamhet är att skapa så stor effekt som möjligt för de deltagande kommunerna. De kommuner som ingår i samarbetet ska inte behöva tillföra egna tekniska eller projektledande resurser vid leveranser till e-arkivet, utan det arbetet leds av en förvaltningsorganisation med placering i Lund. Detta helhetsansvar för samordning och tekniskt genomförande gör den här samverkansformen mycket effektiv.

Fokus på resultat

Vi har också utvecklat ett arbetssätt med verktyg som ger oss möjlighet att arbeta självständigt i samtliga steg av leveranserna, utan att vara beroende av konsulttjänster från en e-arkivleverantör.

SkånEarkiv fokuserar på resultat med en stark drivkraft att se till att information verkligen blir arkiverad. Förutom att säkra informationen för framtiden kan vi göra så att kommunerna undviker onödiga licenskostnader för system som istället kan arkiveras.

Samarbete för framgångsrika leveranser

Vi har byggt en välfungerande organisation som ger plats för samarbete och snabba beslutsvägar. Tillsammans skapar vi de bästa förutsättningarna för att lyckas i leveransarbetet – både när det gäller tekniska frågor och frågor rörande informationshantering.

SkånEarkivs fokus ligger i arbetet med leveranser från start till mål med stöd av en produktsvit med verktyg för samtliga steg. Vi drar även nytta av att vara många kommuner genom att dela erfarenheter i digitala nätverk och fysiska träffar. När det finns behov tillsätter vi också arbetsgrupper för att titta på specifika frågor, till exempel hur vi bedriver tillsyn i våra kommuner eller för att arbeta fram svar på remisser inom arkivområdet. Förvaltningsorganisationen ger också råd och stöd kring informationshantering och kravställning vid upphandling av IT-system.

Det här har vi gjort

Sedan hösten 2022 då den nya e-arkivlösningen togs i bruk har SkånEarkiv genomfört framgångsrika leveranser till e-arkivet från följande system:

• Asynja
• Capella
• Ecos1
• Ephorte
• Extens
• KIA
• Platina
• Procapita VoO
• Procapita IFO
• Prorenata
• Troman
• Viva
• W3D3

Organisation

SkånEarkiv är en e-arkivsamverkan som regleras genom ett samverkansavtal. Varje kommun äger sin information även efter att den har levererats till e-arkivet. Lunds kommun ansvarar för förvaltning och drift av e-arkivet.

I en förvaltningsorganisation med placering i Lund finns tre arkivarier och två systemutvecklare, som tillsammans arbetar med att leda och genomföra leveransarbetet. Samverkansrådet utgörs av kanslichefer i samverkanskommunerna. De står för beslutsfattande, bland annat rörande ekonomi och leveransplanering.

17 deltagande kommuner

SkånEarkiv har i dagsläget 17 deltagande kommuner och förväntas långsiktigt växa och bli fler med ett bredare upptagningsområde även utanför Skåne.

Idag ingår följande kommuner

Lund (värdkommun), Bjuv, Hörby, Klippan, Landskrona, Norberg, Perstorp, Simrishamn, Sjöbo, Skurup, Svedala, Tomelilla, Trelleborg, Ystad, Åstorp, Ängelholm och Örkelljunga.

Nationellt e-arkivnätverk

SkånEarkiv driver sedan 2021 ett nationellt nätverk särskilt inriktat på e-arkivfrågor inom kommunal sektor. Nätverket är ett uppskattat forum för erfarenhetsutbyte i e-arkivfrågan. Lunds kommun bjuder regelbundet in till digitala nätverksträffar där vi lyssnar på gästföreläsare och diskuterar aktuella ämnen. Utöver detta finns en samverkansyta i Teams där vi har ytterligare möjligheter att komma i kontakt med varandra och ställa frågor. Kontakta oss om du är intresserad av att gå med i nätverket.

Arbetet framåt under 2024

Under året kommer vi att se över hur vi planerar leveransarbetet. Kommande leveransplan kommer att vara individuellt anpassad för att bättre omhänderta prioriterade leveranser i respektive kommun.

En annan del är att utveckla det proaktiva arbetet med att bevaka upphandlingar av IT-system i kommunerna för att i god tid veta vilka krav som bör ställas ur arkivsynpunkt. På det sättet underlättar vi för framtida leveranser till kommunernas e-arkiv.