Benen sprang, men hjärnan hann inte med

Trycket gick från noll till hundra på en dag. Plötsligt vände sig massor av oroliga föräldrar och personal till förskola och skola. Förvaltningen fick gå in och avlasta rektorerna ett tag. Arbetsintensiteten var så hög att det tog tid innan kommunikatör Lotta Lövdén Berséus riktigt hann landa i vad som egentligen pågick.

Lotta Lövén Berseus, kommunikationschef på barn- och skolförvaltningen.

Namn: Lotta Lövdén Berséus
Ålder: 43 år
Yrke: Kommunikationsstrateg, barn- och skolförvaltningen
Antal år i yrket: 10 år
Det tar jag med mig från den här tiden: "Vetskapen om hur mycket man klarar, både själv och tillsammans, i en kris."

 

När arbetet som kommunikationsstrateg på barn- och skolförvaltningen var som mest intensivt för Lotta Lövdén Berséus under pandemins början, kunde hon drabbas av ett slags overklighetskänsla när hon lämnade kontoret sent om kvällarna.

– Väl på jobbet var jag så oerhört fokuserad på att lösa olika akuta uppgifter. Benen sprang, men hjärnan hann liksom inte riktigt med. Det fanns inte tid att reflektera kring vad det var vi egentligen befann oss mitt uppe i. När jag sedan gick förbi affären och handlade efter jobbet var det så tydligt.

Hon möttes, som så många av oss andra, av hyllor som gapade tomma där toalettpapper skulle ha stått. Människor gick runt med glasartad blick och undvek att komma nära varandra. Och på gatorna mitt i centrala Lund, som vanligtvis kan myllra av folkliv, var det i princip öde.

– Jag minns att jag någon av de där allra första dagarna slogs av tanken att ”oj, detta är faktiskt på riktigt!”

Vårdnadshavare kräver svar på viktiga frågeställningar

För det hade gått från 0 till 100 över en dag, berättar Lotta. Från nästan inga coronarelaterade frågor alls till att trycket plötsligt blev enormt.

– När smittspridningen i Sverige var ett faktum i mitten av mars hamnade skolor och förskolor mitt i händelsernas centrum. Vi driver ungefär 100 sådana verksamheter. Främst handlade det om en stor oro från väldigt många vårdnadshavare med barn på någon av dessa. För varför skulle föräldrarna skicka sina barn, det dyrbaraste de har, till förskola och skola helt som vanligt medan land efter land stängde ner sina?

Förvaltningsledningen fångade snabbt upp att en enorm press hamnade på rektorerna, det var dit lärare och vårdnadshavare vände sig med all oro och alla frågor.

– Vanligtvis är rektorerna mycket självgående för sina respektive enheter, så ser uppdraget ut. Men nu gick det inte. Vi fick helt enkelt styra om i princip alla kontakter som rörde corona till oss, centralt, säger Lotta.

Lotta Lövdén Berséus

God kommunikation – en trygghet i oroliga tider

Dessutom började förvaltningsledningen, där Lotta sitter med som kommunikationsstöd, uppdatera rektorer för förskolor och skolor med daglig information.

– Är det något som blivit tydligt i denna kris så är det vikten av en samlad och enhetlig kommunikation när allt är osäkert. Det hade inte blivit bra om en skola eller förskola gjort på ett vis medan en annan på ett annat. Det hade väckt ännu fler frågor och diskussioner.

Nu visste rektorerna att de fick ett nytt utskick från förvaltningsledningen varje dag klockan 17. På så vis hann man få med eventuella förändringar i rekommendationer efter Folkhälsomyndighetens dagliga presskonferens. Den rutinen, menar Lotta, sparade mycket arbete.

– Vet man om att man kommer att bli underrättad så fort något nytt kommer ut, så väntar man med frågor som inte är ur-akuta eller extremt specifika. För man räknar ju med att få svar på dem i det dagliga utskicket. Det är rent mänskligt och inger trygghet, så fungerar vi i kris.

Förvaltningsledningen började även skicka ut löpande information till vårdnadshavare, vilket är ovanligt. Vanligtvis är det respektive förskola eller skola som sköter kommunikationen med dem. När det varit som mest intensivt har utskick från förvaltningen kommit varannan dag. Lotta berättar hur man om och om igen var noga med att upprepa det kommun-gemensamma budskapet: Lunds kommun följer Folkhälsomyndighetens råd och därför är förskolor och skolor öppna, vi har god beredskap och följer utvecklingen noga samt att medarbetare, barn och elever ska stanna hemma vid minsta symptom.

Samarbete avgörande när samhället är i kris

– Men vi behövde också vara mycket tydliga med att det råder skolplikt. Framför allt i början fanns det föräldrar som höll sina barn hemma på grund av rädsla för smitta. Vi var tydliga med att rektorerna skulle bli tvungna att anmäla detta om eleverna inte kom tillbaka.

Något positivt som kommit ur krisen är att förvaltningarna har kommit närmare varandra, upplever Lotta. För det gick inte längre att jobba i så kallade stuprör, många verksamheter gick in i varandra.

– Hos oss står exempelvis serviceförvaltningen för måltiderna, Lundafastigheter ansvarar för lokalerna, socialförvaltningen tar emot orosanmälningar, ansvaret för fristående förskolor samt för kommunala gymnasieskolor ligger på utbildningsförvaltningen och samordningen har legat på kommunkontoret.

Alla har således blivit tvungna att samarbeta mycket närmre eftersom covid-19 ju har slagit mot och påverkat hela samhället, konstaterar Lotta.

– Det har gjort att vi nog är många som har fått större förståelse för vad andra inom kommunen gör.

Lotta upplever också att fler har insett vikten av professionell kommunikation och att det krävs särskild kompetens för att hantera den. Tidigare har inte alla förvaltningar prioriterat att ha en kommunikatör i ledningsgrupp, men under krisen har man sett behov av det stödet.

– Vi hade ganska nyligen uppdaterat kommunens kriskommunikationsplan. Den har vi kunnat luta oss mot nu. Samtidigt hade ingen förutspått den situation vi skulle hamna i.

Lotta har även landat i att även om denna vår har varit oerhört tung vad gäller arbetsbelastning, så är det en erfarenhet som hon inte vill vara utan rent professionellt.

– Naturligtvis är en pandemi inget som någon önskar. Den har slagit fruktansvärt mot många människor, liv, verksamheter och delar av världen. Men jag har ändå lärt mig massor av den här perioden och utvecklats i min yrkesroll.

Lotta Lövdén Berséus

Viktiga lärdomar framåt

Hon kan nu också konstatera att en del av det stora preventiva arbete som har gjorts, hittills inte har behövt att sjösättas. Det gäller exempelvis den enorma förberedelse som förvaltningen gjort inför en eventuell stängning av förskola och grundskola.

– Det är ändå välinvesterad tid. Nu har vi denna beredskap inför framtiden och dessutom lärde vi oss mycket av det.

Något som Lotta hoppas att man ser över inför eventuellt framtida kriser, är organisation och bemanning. Visserligen är det väldigt ovanligt att en kris är så omfattande och pågår under så lång tid som covid-19-anpassningarna har gjort, de brukar vanligtvis vara mer isolerade både i tid och spridning.

– Men detta kan upprepas och då måste vi rusta för hur vi hanterar det. För det blir väldigt skört när samma personer ska hålla denna arbetstakt under flera månader i sträck. Vissa förvaltningar har bara haft en enda kommunikatör eller andra specialistkompetenser, det blir väldigt sårbart då.

Fler berättelser från våra medarbetare