Friskolor och arkivering

För er som arbetar på en friskola kan det ibland vara svårt att veta vad som gäller vid arkivering av verksamhetens handlingar. Informationen här kan du se som ett stöd i ert arbete, främst i hur och vad ni ska leverera till kommunen och Stadsarkivet.

Eftersom friskolor är privata skolor som i regel drivs av antingen ett företag, en förening eller en stiftelse, omfattas de inte av begreppet myndighet. För handlingar som upprättas och förvaras på en friskola gäller inte offentlighetsprincipen.

Huvudregeln gäller att friskolan ska leverera handlingar till den kommun där skolan bedriver sin verksamhet. Först när handlingarna har överlämnats till kommunen blir de allmänna handlingar.

Vilka handlingar ska friskolor leverera?

Enligt skollagen 29 kap 18 § (se även SKR:s cirkulär 12:9) är friskolor skyldiga att leverera kopior på slutbetyg med examensbevis från och med läsåret 2011/2012. Arkivmyndigheten ser gärna att skolan även levererar betygskataloger. Om skolan gick i konkurs före läsåret 2011/2012 ska slutbetyg levereras till antingen kommun- eller stadsarkiv i den kommun friskolan utövade sin verksamhet, eller till Skolverket.

Hur ska handlingarna levereras till Stadsarkivet?

• Betygskataloger: Sorteras kronologiskt efter skola och årskurs/kurskod.
• Examensbevis/slutbetyg: Ordnas årsvis efter skola, program, klass och alfabetiskt efter elevens efternamn. Till varje klass ska det medfölja en klasslista. Glöm inte att rektorns underskrift ska finnas på varje slutbetyg/examensbevis.
• Elevlösningar – nationella prov: Enligt skollagen 26 kap 28 § ska friskolor bevara elevlösningar av de nationella proven. Det finns inget lagkrav på att friskolor ska leverera elevlösningar till den kommun de är verksamma i.

Till varje leverans ska det medfölja ett ifyllt leveranskvitto över vad ni levererar.

Formulär för leveranskvitto Pdf, 250 kB.

För större leveranser ska friskolan kontakta Stadsarkivet ett par dagar i förväg. För mindre leveranser som kan skickas via post behöver friskolan inte kontakta Stadsarkivet.

Om skolhälsovårdsjournaler

Enligt patientdatalagen (PDL) kap 9 4 § ska friskolorna bevara elevhälsovårdsjournaler i minst 10 år, men liksom kommunerna bör de bevara journalerna. För instruktioner i hur hantering av elevhälsovårdsjournalerna bör skötas, se SKR:s cirkulär 2009:44.

SKR:s webbsida om hantering av barn- och skolhälsovårdsjournaler

Socialstyrelsen gav 2008 ut en handbok som heter ”Informationshantering och journalföring”. Den går igenom vad man ska tänka på vid journalföring, säkerhet och hur patientdatalagen bör verkställas.

Ifall friskolan, eller koncernen den tillhör, läggs ner, är det huvudmannens ansvar att se till att journalerna gallras 10 år efter avslutandeår (det vill säga året då sista anteckning i journalen gjordes). På Stadsarkivet ser vi dock helst att huvudmannen levererar journalerna till oss.

Vem äger journalen?

Vem som äger journalen då friskolan är i drift kan variera från friskola till friskola.

• Om en friskola köper en skolskötersketjänst av kommunen ägs journalerna av kommunen och är allmänna handlingar. De kan förvaras på friskolan om friskolan kan garantera att de är oåtkomliga för obehöriga.
• Är sköterskan anställd av friskolan ägs journalerna av friskolan och är enskilda handlingar.
• Köper friskolan skolhälsovård av en privat läkarmottagning ägs journalerna av läkarmottagningen. Journalerna ses då som enskilda handlingar.
• Köper friskolan en tjänst av en enskild firma, till exempel sjuksköterska på konsultbasis, ägs de av sjuksköterskan. Journalerna ses då som enskilda handlingar.

Överlämning av patientjournaler

Enligt 9 kap 1 § i patientdatalagen anges under vilka förutsättningar patientjournaler inom hälso- och sjukvården får överlämnas. Om det inte kan garanteras att en enskild vårdgivare kan handha sina patientjournaler enligt patientdatalagens föreskrifter, är det Inspektionen för vård och omsorg, IVO, som beslutar hur patientjournalerna ska tas om hand.

Friskolan eller annan privat vårdgivare kan skicka in en ansökan till IVO, som beslutar om omhändertagande och hantering av patientjournaler enligt bestämmelserna i 9 kap. 1 § andra stycket i patientdatalagen.

Några andra lagstöd än ovan för att överta patientjournaler från en enskild verksamhet finns inte.

Vad gäller i Lunds kommun?

Lunds kommun har ingen skyldighet att ta emot friskolors elevhälsovårdsjournaler, men det är bra om friskolorna levererar dem till Stadsarkivet, detta både för den enskildes och för sjukvårdens bästa.

Lunds kommuns egen journalrutin säger att: ”Alla journalhandlingar som upprättats inom Lunds kommuns skolhälsovård ska sparas hos Stadsarkivet.”

Arbetet med hanteringen av friskolors elevhälsovårdsjournaler har utmynnat i följande rutiner för Lunds kommun:

• Om en elev flyttar från en kommunal skola till en friskola, får friskolan endast en kopia på den kommunala skolhälsovårdsjournalen. Denna skickas till friskolan efter att kommunen inhämtat medgivande från elev/vårdnadshavare. Den kommunala skolan behåller originaljournalen hos sig och arkiverar denna enligt kommunens egen journalrutin.
• Om en elev flyttar till en kommunal skola från en friskola begär skolan en kopia på friskolans journal. De kopior som begärts eller skickats till den kommunala skolan från andra enheter arkivläggs sedan i skolans originaljournal, och arkiveras enligt kommunens egen journalrutin.

Vem ansvarar för journalen vid konkurs?

I 9 kap 1 § patientdatalagen står följande:

”Om en enskild verksamhet inom hälso- och sjukvården inte ska drivas vidare ska

1. vårdgivaren
2. dödsboet,
3. konkursboet, eller
4. likvidatorn (avvecklare av ett aktiebolag)

säkerställa att de patientjournaler som finns i verksamheten tas om hand på ett sådant sätt att obehöriga inte kan ta del av dem. Om patientjournalerna inte kan tas om hand i enlighet med vad som framgår av första stycket, ska den som ansvarar för patientjournalerna ansöka hos Inspektionen för vård och omsorg om omhändertagande av dessa enligt bestämmelserna i 9 kap. 1 § andra stycket patientdatalagen.”

Socialstyrelsen kan ansvara för att journalhandlingar från avslutandeåret som är yngre än 10 år tas om hand. Själva arkiveringen och förvaringen brukar skötas av Socialstyrelsen eller arkivmyndigheten i regionen där kommunen ligger, eller arkivmyndigheten i kommunen om kommunen inte tillhör en region.

Gallringen av dem som är avslutade efter 10 år eller längre tillbaka ansvarar vårdgivaren, dödsboet, konkursboet eller likvidatorn för.

Privata utbildningsanordnare inom vuxenutbildning

Enligt 6 kap 17 § i förordningen om vuxenutbildning ska utbildningsanordnaren lämna betygshandlingar och intyg när det gäller utbildningen till elevens hemkommun. Detta gäller även privata utbildningsanordnare.

Den privata utbildningsanordnaren bör även komma ihåg att enligt 4 kap 11 § i samma förordning är rektorn skyldig att betygskatalog förs, och enligt 22 § ska betygsdokument och utdrag ur betygskatalogen utfärdas av rektorn.

Observera även att en anteckning ska göras i betygskatalogen om att slutbetyg, examensbevis eller gymnasiesärskolebevis har utfärdats, och om betygets eller bevisets innehåll.

Vad gäller i Lunds kommun?

I Lunds kommun levererar de flesta privata utbildningsanordnare sina slutbetyg/examensbevis och betygskataloger till komvux, som tillhör utbildningsförvaltningen. Komvux levererar därefter årsvis de betygskataloger som de har fått in till Lunds stadsarkiv.

Vissa utbildningsanordnare levererar sina slutbetyg direkt till Stadsarkivet.