Regler för hantering av brukares privata medel

Vård- och omsorgsförvaltningen upprättar rutiner och anvisningar som gäller hantering av brukarnas privata medel. Dessa fastställs av förvaltningschefen.

Det är enhetschefens ansvar att personal som hanterar brukares privata medel har kunskap om de rutiner och anvisningar som gäller samt att följa upp att dessa tillämpas.

Utgångspunkten är att brukaren så långt som möjligt själv ska hantera sina privata medel. Det är först då brukaren inte har denna förmåga som personalen i samarbete med legal företrädare ska hjälpa brukaren med hantering av privata medel. Legal företrädare är god man och förvaltare. Brukaren kan också lämna fullmakt till annan person, till exempel en anhörig, att hantera brukarens ekonomi.

En god man fungerar som en ställföreträdare för brukaren i olika situationer. Relationen ska bygga på samtycke och innebär inte att brukaren förlorar rätten att bestämma över sitt liv och sina tillgångar. I vissa fall, när det inte räcker med en god man som stöd, kan en förvaltare utses. Skillnaden mellan god man och förvaltare är att en förvaltare inte behöver brukarens samtycke för sina åtgärder.
Personal får endast hantera brukares privata medel inom ramen för de regler som vård och omsorgsnämnden har fastställt och hanteringen ska alltid grundas på skriftlig fullmakt från legal företrädare.

Fullmakt

Legal företrädare ges kontaktmannen genom fullmakt i uppdrag att hantera brukarens privata medel. Originalet förvaras i brukarens pärm för privata medel på boendet. Det är viktigt att uppdatera fullmakten vid byte av kontaktman. I brukarens pärm för privata medel ska finnas en kopia på registerutdrag från överförmyndaren i de fall det är en god man eller förvaltare utsedd. Motsvarande gäller fullmakt från brukaren till anhörig.
Enhetschefen har i uppdrag att kontrollera att det finns uppdaterade fullmakter och i aktuella fall en kopia på registerutdrag för god man.

Bankkonto med fullmakt

Vid kontanta uttag på bank för brukares räkning krävs alltid bankfullmakt från brukaren eller legal företrädare. Personal ska aldrig acceptera en avi för uttag i eget namn. När personal med fullmakt gör kontanta uttag för en brukares räkning ska dessa medel alltid förvaras åtskilda från personalens egna medel för att undvika sammanblandning.

Vid LSS-bostäder och särskilt boende för personer med funktionsnedsättning enligt SoL (socialtjänstlagen) ska brukaren ha ett separat bankkonto för de pengar som kontaktmannen ska hantera. Saldot på bankkontot får inte överstiga 3 000 kr utöver månadsbudgeten.

Kassabok och kontanta medel

För att hantera brukarens ekonomi används förvaltningens kassabok. Kassaboken ska föras enligt instruktionerna i kassaboken. Det är den utsedde kontaktmannen som är ansvariga för kassaboken.Kontanta medel och kassaböcker med verifikationer ska förvaras i låst skåp på enheten eller i brukarens bostad.

Inköp

Om personal gör kontanta inköp för brukares räkning, ska redovisning till brukaren ske direkt. Om inköp till flera brukares har skett samtidigt ska varje brukare få var sitt kvitto med enbart sina inköp på. Personal får inte göra eget inköp på samma kvitto som för brukaren. Brukare ska alltid få ett eget kvitto för sina inköp.

Brukaren disponerar själv sina fickpengar och här behövs inga kvitton. Storleken på "fickpengen" och hur den ska lämnas till brukaren är en fråga som ska avhandlas med den legala företrädaren som i sin tur ska ha en dialog med sin huvudman.

Hushållskassa, LSS-bostäder

Varje person svarar för sina kostnader och annat som behövs i hushållet. Hushållskassesystem tillämpas inom LSS-boenden, vilket innebär att brukaren och/eller den legala företrädaren tillsammans med enhetschefen gör upp en budget för aktuella utgifter under en viss period. För den gemensamma hushållskassan ska kassaboken föras enligt samma regler som gäller för den enskilde brukarens kassabok. Brukaren eller den legala företrädaren ska ha tillgång till kassaboken inklusive verifikationer. Hushållskassa och brukarens pengar för privat bruk ska förvaras åtskilda.

Hantering av bankkort

Personal får inte göra uttag eller inköp med bankkort eller motsvarande för brukares räkning. Undantag från denna regel tillämpas inom verksamheten för LSS-bostäder som i samråd med kommunrevisionen och överförmyndaren tagit fram rutiner för en säker hantering av bankkort. Syftet har varit att minska tidsåtgången för uttag på banken, säkerställa att brukaren har tillgång till medel för att genomföra sina aktiviteter samt minska summan av kontanter i boendet. Inom LSS-bostäder får bankkort användas för kontantuttag från automat och för inköp.

Avstämning och arkivering

Brukaren och dennes legale företrädare har rätt att ta del av kassaboken, när de så önskar. Vid slutet av året ska legal företrädare gå igenom kassaboken med tillhörande verifikationer för granskning och kontroll. Kommunen är skyldig att spara kassabok inklusive verifikationer i 10 år.

Intern kontroll

Respektive enhetschef, eller av denne utsedd personal, ska minst två gånger om året kontrollera att faktisk behållning överensstämmer med kassabokens saldo och att hanteringen i övrigt har skett enligt riktlinjer. Enhetschef ska godkänna hanteringen av kassaboken genom sin namnteckning och med angivande av datum för kontroll. Verksamhetschef och ekonom kan utöva kontroll genom systemtillsyn och stickprov.

Värdeföremål eller handlingar

Personal får inte förvara värdeföremål eller handlingar till exempel smycken, bankböcker eller testamente för brukares räkning.